Dwóch kierowników projektu?

Jak spiąć dwa projekty: jeden po stronie klienta, drugi u dostawcy

Projekt w układzie klient-dostawca a struktura organizacyjna projektu.

Negocjacje pomiędzy zamawiającym produkt i jego wytwórcą, czyli klientem i dostawcą, dobiegają końca. Klient i dostawca, każdy mający swoje własne uzasadnienie biznesowe, zamierzają podpisać umowę na realizację projektu.

Do uzgodnienia pozostaje ostatni punkt – ustalenie struktury organizacyjnej projektu, niezbędnych ról, ich odpowiedzialności.

Istnienie roli kierownika projektu nie budzi wątpliwości, chociaż zakres odpowiedzialności tej roli nie zawsze jest właściwie definiowany. Tej roli czy może jednak ról? Mamy przecież klienta i dostawcę! Mamy dwa uzasadnienia biznesowe i prawdopodobnie DWÓCH kierowników projektu.

W tym przypadku, gdy mamy dwa podmioty (zamawiającego i wykonawcę), zdefiniowanie i uzgodnienie struktury organizacyjnej projektu jest zadaniem bardziej złożonym niż w sytuacji projektu realizowanego w jednej organizacji.

Ten przypadek występuje wcale nie tak rzadko, warto więc rozważyć strukturę jaką proponuje metodyka PM2 (rysunek poniżej).

Struktura organizacyjna projektu wg metodyki PM2

Ta struktura, jak żadna chyba inna, jasno definiuje role kierownicze pełnione przez klienta i dostawcę oraz zasady współpracy między nimi.

Zwróćmy uwagę, że w warstwie zarządzającej po stronie klienta występuje rola Kierownika biznesowego, a po stronie dostawcy rola Kierownika projektu.

Kierownik biznesowy, który znajduje się po stronie zamawiającego, reprezentuje Właściciela projektu oraz prowadzi wdrażanie zmian biznesowych w społeczności użytkowników – zarządzanie zmianą. Dysponuje Grupą biznesową implementującą rozwiązania.

Kierownik projektu, ten po stronie dostawcy, odpowiada za dostarczanie wyników – produktów biznesowych, w ramach zidentyfikowanych celów i ograniczeń, zapewniając efektywne wykorzystanie przydzielonych zasobów.

W warstwie zarządzającej podkreślone jest znaczenie współpracy i komunikacji, zatem czynników, które są wręcz kluczowe z punktu widzenia podejścia zwinnego (Agile).

Struktura organizacyjna proponowana przez PM2 nie jest sprzeczna z koncepcjami prezentowanymi przez różne metodyki zarządzania projektami, jak np. AgilePM® czy PRINCE2®. Warto jednak zwrócić uwagę na trzy elementy:

• jasne przedstawienie relacji klient – dostawca, szczególnie istotne jeżeli są to różne podmioty,
• określenie odpowiedzialności za wprowadzenie zamiany w organizacji, którą umożliwia wynik projektu (produkt),
• podkreślenie współpracy i komunikacji, zatem elementów kluczowych w ewolucji zarządzania.

METODYKA PM²
PM² jest metodyką zarządzania projektami, opracowaną i promowaną przez Komisję Europejską.
Jest stosunkowo łatwa do wdrożenia i dostosowania do konkretnych potrzeb.
Metodyka została stworzona z myślą o potrzebach instytucji i projektów Unii Europejskiej, ale może być wykorzystana w każdym projekcie i przez każdą organizację.
Wykorzystuje ona elementy z ogólnie przyjętych najlepszych praktyk, standardów, metodyk oraz doświadczeń z różnych projektów, realizowanych w ramach instytucji Unii Europejskiej, jak i poza nią.

ZAPROSZENIE
Zainteresowanych metodyką PM2 zapraszamy na nasze dwudniowe szkolenie PM² Fundamentals, na którym omawiamy między innymi struktury organizacyjne projektu na podstawie propozycji PRINCE2, AgilePM i PM2 w kontekście różnych projektów.
–> przejdź do opisu szkolenia PM2