Harmonogram projektu

Czym jest harmonogram projektu?

Co w nim zawrzeć? Które elementy są znaczące oraz co ułatwi nam jego realizację?

Harmonogram projektu to wykres organizacji i planowania przedsięwzięcia opracowany w układzie chronologicznych procesów, które zostały wyróżnione do realizacji w danym przedziale czasowym. Na początek warto przygotować również kartę projektu, która zawiera podstawowe informacje tj. kto jest kierownikiem projektu, jego sponsorem, jaka jest obowiązująca definicja projektu, jego wstępny kosztorys czy właśnie harmonogram. Harmonogram w jasny sposób definiuje nasze przedsięwzięcie oraz produkt końcowy. Taki dokument powinien leżeć w kręgu zainteresowań wszystkich osób biorących udział w realizacji projektu.

Harmonogram można zacząć od rozpisania wybranych zadań. Początkowo projekt opisujemy w sposób ogólny i podajemy szacunkowy czas wykonywanych zadań. W dalszym etapie rozdzielamy wypisane wcześniej szeroko pojęte zadania na te bardziej szczegółowe, w których możemy jednoznacznie określić czas pracy oraz zasoby niezbędne do realizacji celów. Następnie przechodzimy do określenia zależności czasowych pomiędzy konkretnymi zadaniami, tzn. czy do zrealizowania zadania A potrzebne jest zrealizowanie zadania B itd. – można połączyć to w ciąg przyczynowo-skutkowy. Ważne jest również określenie najkrótszego i możliwie najdłuższego czasu realizacji projektu, na przykład za pomocą ścieżki krytycznej. Przy planowaniu i późniejszej realizacji projektu bardzo przydatne mogą okazać się także kamienie milowe, które wskażą nam najistotniejsze punkty realizowanego przedsięwzięcia. Za ostatnią prostą na drodze do rozpoczęcia projektu uznaje się tzw. kick-off meeting, czyli datę rozpoczęcia pracy nad projektem oraz dzień zakończenia projektu. Pozwoli to określić czas trwania całego projektu – zdefiniuje wszystkie zadania oraz czyhające na zespół projektowy ryzyka.

W trakcie realizacji harmonogramu projektu należy pamiętać o podtrzymywaniu motywacji w zespole – słuchać tego, co ma do powiedzenia zespół, zwracać uwagę na work-life balance oraz kończenie zadań na czas.