Sztuka bezstresowej efektywności

Codzienne zarządzanie zadaniami projektowymi wcale nie musi być sztuką, z którą radzą sobie tylko nieliczni. Jest to tylko funkcja składająca się z kilku kluczowych zmiennych: samodyscypliny, skutecznego zarządzania czasem, priorytetyzowania zadań oraz nie wynoszenia działań projektowych ponad działalność operacyjną organizacji. We wprowadzeniu ostatniej zasady najistotniejsze jest płynne przechodzenie z podejścia projektowego do podejścia procesowego i odwrotnie – tak by nie ucierpiała działalność podstawowa.

Poniżej kilka sposobów organizowania czasu, które pomagają skupiać wysiłek na kluczowych aspektach w czasie pracy i wykonywać zaplanowane działania:

1. Traktuj każdy dzień jako okazję do powrotu na wcześniej obraną ścieżkę. Dzięki takiemu podejściu można osiągnąć więcej niż dzień wcześniej. Paradoksalnie kiedy wydaje się, że jesteśmy już w punkcie krytycznym, nie warto popadać w panikę. Negatywne emocje, nerwowe podejście do zadań nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Najlepiej jest kończyć dzień swojej pracy planem na dzień następny, tak by wiedzieć co należy zrobić.
2. Obserwuj swoje postępy i to w jaki sposób działasz. Warto wyznaczać mierzalne cele tak, by mieć możliwość zrealizowania działań zaplanowanych na jeden dzień. Postawienie sobie zbyt wielu zadań spowoduje, że pod koniec dnia doświadczymy uczucia przytłoczenia. Realne i mierzalne cele to podstawa działania.
3. Skupiaj się na jak najlepszym wykonywaniu zadań i kończ je przed deadline’m. Brzmi nierealnie? Ale warto próbować. Jak zrealizować zadanie przed czasem i w dobrej jakości? Można być auditorem własnych działań – podchodzić do każdego zadania tak, jak podchodzilibyśmy do oceny pracy innych osób. Kilka razy w ciągu dnia warto po prostu „wyjść z siebie”, popatrzeć na wykonaną pracę z boku, wytknąć błędy i starać się je naprawić. Dobrze jest także zadać sobie pytanie: Czy był/a byś zadowolona jeżeli ktoś przesłałby tak wykonane zadanie?

Dlatego nie powinniśmy bać się tego, że ktoś zwraca nam uwagę. Jest to moment od którego możemy robić coś lepiej lub spojrzeć na sytuację z innej perspektywy.