P3O

Czym naprawdę zajmuje się Biuro Zarządzania Projektami? Czym jest metodyka P3O?

Zacznijmy od prostego pytania: czy jest możliwe wprowadzenie ładu księgowego, bez pomocy księgowej czy Dyrektora Finansowego? Prawdopodobnie nie. W takim razie, czy jest możliwe zwiększenie dojrzałości projektowej bez Biura Zarządzania Projektami, bez Kierowników Projektów czy podstaw wiedzy na temat metodyk projektowych oraz wykorzystywanych narzędzi?

P3O to metodyka projektowa skupiająca się stricte na Biurze Zarządzania Projektami, Portfelu Projektów czy też Programie Projektów. Stąd też nazwa P30 – project, portfolio, program. P3O skupia się na dwóch ważnych częściach, mianowicie:

Planowaniu (portfel):

• budowa, priorytetyzowanie, analiza i raportowanie,
• uruchamianie i zamykanie programów oraz projektów,
• angażowanie i komunikacja z interesariuszami,
• planowanie i szacowanie,
• planowanie pojemności i zarządzanie zasobami,
• zarządzanie realizacją korzyści,
• monitorowanie wydajności.

Realizacji (programy i projekty):

• monitorowanie, przeglądy i raportowanie,
• zarządzanie ryzykiem, zagadnieniami i zmianami,
• finanse,
• nadzór jakości,
• zarządzanie informacją,
• zarządzanie przejściami,
• sekretariat.

Jakie są zalety P3O? Do czego potrzebne jest biuro zarządzania projektami? Stworzenie tego rodzaju instytucji w organizacji realizującej projekt pozwoli na otrzymanie pełnego obrazu zmiany biznesowej jaka zachodzi w organizacji. Zapewnia przyjmowanie do realizacji tylko właściwych projektów, dzięki czemu można uniknąć problemu z tzw. projektami pupilami. Dostawa projektów, która towarzyszy podjętym działaniom jest spójna oraz zapewnia ich poprawne wykonanie już za pierwszym razem. Wykorzystanie metodyki P3O powoduje, że wszelkie informacje na temat projektów znajdują się w jednym miejscu. Eliminuje to rozproszenie działań i informacji we wszystkich działach organizacji, co ułatwia proces podejmowania decyzji oraz komunikację z zespołami projektowymi lub interesariuszami naszych przedsięwzięć.

Działania w przedsiębiorstwie stają się klarowne, a raporty wykonywane są okresowo przez jedną jednostkę. Dodatkowo rozwija ona dojrzałość projektową organizacji, nieustannie poszerzając wiedzę personelu.