Biuro Zarządzania Projektami

Project Management Office (w skrócie PMO), czyli BIURO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI to jednostka wspierająca zarządzanie projektami w organizacji, o szerokim oddziaływaniu na każdym poziomie przedsiębiorstwa. Można spotkać się także z innymi nazwami: biuro projektów, centrum zarządzania projektami czy biuro wsparcia projektów. W zależności od stopnia zintegrowania biura zarządzania projektami ze strukturą organizacji możemy wyróżnić 3 modele:

• PMO jako stacja meteo,
• PMO jako wieża kontroli lotów,
• PMO jako dowódca eskadry.

PMO jako stacja meteo

PMO jako stacja meteo w najmniejszym stopniu wpływa na projekty realizowane w organizacji. Tak jak stacja meteorologiczna dostarcza pilotom informacji o warunkach atmosferycznych (opady atmosferyczne, siła i kierunek wiatru) tak PMO dostarcza informacji o środowisku projektowym organizacji. Odpowiada zatem m.in. za gromadzenie i udostępnianie wiedzy projektowej oraz zawiera informacje o możliwych szkoleniach, narzędziach czy praktykach. Zbiera również dane dotyczące realizowanych projektów. Ogólnie rzecz biorąc PMO pełni funkcję doradczo-konsultacyjną, a managerowie projektów pozostają w bardzo dużym stopniu niezależni.

PMO jako wieża kontroli lotów

PMO jako wieża kontroli lotów jest podejściem o większym stopniu integracji z organizacją w porównaniu do stacji meteo. Kontrola lotów odpowiada za koordynacje i zachowanie bezpieczeństwa lotów. PMO w tym wypadku ma za zadanie wspieranie realizowanych projektów z punktu widzenia portfela organizacji. Odpowiada m.in. za ustalenie cyklu życia, definiuje i planuje procedury, gromadzi informacje i odpowiada za koordynację zasobów oraz określa ramy czasowe dla realizowanych projektów.

PMO jako dowódca eskadry

Ostatnie podejście to PMO jako dowódca eskadry, podejście o największym stopniu integracji z organizacją. W tym przypadku biuro zarządzania projektami kieruje i koordynuje wszystkie realizowane projekty organizacji. Odbywa się to poprzez przygotowanie metodyk i obowiązkowych standardów zarządzania projektami, monitorowanie wyników i zarządzanie zasobami w tym kierownikami projektów.

Biuro zarządzania projektami może występować na 3 poziomach w strukturze organizacji:

1. Poziom strategiczny,
2. Poziom taktyczny,
3. Poziom operacyjny.

Podsumowanie

PMO może pełnić różnorodne funkcje w zależności o stopnia zintegrowania ze strukturą organizacji. Jednak bez względu na to, na jakim poziomie organizacji znajduje się PMO przynosi ono następujące korzyści:

• Optymalizacja portfela projektów organizacji,
• Sprawne zarządzanie zasobami organizacji,
• Cele strategiczne organizacji odzwierciedlone są w realizowanych projektach,
• Minimalizacja ryzyka,
• Większy stopień zaangażowania pracowników  w realizację projektów,
• Łatwiejsza analiza opłacalności projektów,
• Przyjęcie obowiązujących standardów.