Sztuka Facylitacji – jak zacząć?

Pojęcie facylitacji, rozumiane jest jako sztuka prowadzenia efektywnych spotkań, a jej nadrzędną wartością jest spójne podejście do ich planowania i prowadzenia, oparte na Modelu „Process Iceberg®”. Jak zacząć korzystać z Facylitacji na własny użytek?

Zacznijmy banalnie, od sprawdzenia zrozumienia Celu spotkania. Każdy lider zespołu, kierownik projektu czy manager z odrobiną praktyki wie, że spotkanie powinno czemuś służyć – inaczej mówiąc powinno mieć cel. Sprawdźmy więc, czy w tym obszarze możemy coś udoskonalić. Poniżej kilka pytań sprawdzających:

Czy uczestnicy znają Cel spotkania zanim na nie przyjdą?

Z reguły wysyłany jest mail z informacją o spotkaniu albo informacja ta pojawia się na współdzielonej, ogólnodostępnej platformie. Ile osób czyta tę informację? A ile osób czyta ze zrozumieniem? Ile osób rozumie ten Cel dokładnie tak jak założyciel spotkania? Czy na początku spotkania upewniamy się, że wszyscy ten cel rozumieją? Tak? Bardzo dobrze! Nie? Oto rada: 

Na początku Agendy spotkania dodajmy pozycję „Doprecyzowanie celu spotkania”.

Czy Cel jest SMART?

Znamy SMART, lecz tym razem (dotyczy to w szczególności tzw. niepoprawnych optymistów) powinniśmy zwrócić większą uwagę na ostatnie literki: R (Realistic) oraz T (Timely Framed).
Czy na pewno ustaliliśmy czas trwania spotkania? Czy naprawdę jesteśmy w stanie omówić wszystkie pozycje agendy w zadanym czasie? Czy w ogóle mamy agendę? Nie? To skąd wiemy czy zdążymy? Tak? To czy uczestnicy ją zaakceptowali?

Rada: Stwórzmy agendę spotkania zastanawiając się nad czasem niezbędnym do jego realizacji. Prześlijmy uczestnikom agendę spotkania z pytaniem czy ją rozumieją i akceptują.

Czy na spotkaniu są właściwi uczestnicy?

Właściwi, czyli zgodnie z zasadą 100% ‒ nikt zbędny i nikogo nie brakuje. Czy za każdym razem dobieramy uczestników pod kątem celu spotkania? Jeśli nasza lista jest stała – zweryfikujmy ją przed kolejnym spotkaniem. Upewnijmy się, że nie marnujemy niczyjego czasu niepotrzebnym zaproszeniem. Czy jeśli mamy podjąć decyzję, to wszystkie obecne osoby mają uprawnienia do jej podjęcia? Czy mają wiedzę odpowiednią, by zabrać głos?

Rada: Zapraszając uczestników starajmy się mieć na spotkaniu 100% wiedzy i uprawnień niezbędnych do osiągnięcia celu – nie mniej, nie więcej.

Przygotowanie do spotkania

Czy wiemy jak uczestnicy powinni przygotować się do spotkania? Jeśli poprosimy o przeczytanie jakiegoś dokumentu i spisanie wniosków – czy wszyscy to zrobią? Czy mamy w sali odpowiedni sprzęt: kartki, flipchart, działające pisaki, kolorowe karteczki, długopisy, kamerę, Internet? A może lepiej, by Internet nie był dostępny podczas spotkania? Czy wiemy co jest naprawdę potrzebne, a co będzie nam przeszkadzać?

Rada: Zastanów się jakie działania przed rozpoczęciem spotkania są niezbędne, aby zaczęło się ono efektywnie. Poproś uczestników o przygotowanie się, starając się być maksymalnie konkretnym. Rozważ czy nie lepiej jest dodać do agendy spotkania pozycję „Zapoznanie się z dokumentami” zamiast narzekać, że nie wszyscy się przygotowali?