Monitorowanie i kontrolowanie prac w projekcie

Każda osoba związana z projektem liczy na to, że przyniesie on określony rezultat, stworzy oczekiwany produkt i zadowoli wszystkich interesariuszy. Co zrobić, aby tak właśnie było? Należy skutecznie monitorować i kontrolować prace nad prowadzonym projektem.

Monitorowanie to nic innego jak proces śledzenia, sprawdzania i standaryzowania postępu jaki towarzyszy działaniom zmierzającym do stworzenia określonego produktu. Monitorowanie jest jednym z najważniejszych aspektów zarządzania projektami, ponieważ stworzenie określonego produktu bez jakiejkolwiek kontroli jest zwyczajnie niemożliwe. Monitorowanie obejmuje zbieranie oraz przekazywanie informacji o tym co zostało już wykonane i co jeszcze pozostało do wykonania, a także określenie konkretnych działań celem zoptymalizowania występujących procesów. Stałe monitorowanie pomaga zespołowi projektowemu w utrzymaniu kontroli nad projektem oraz zadaniami potrzebnymi do jego wypełnienia. Wymaga działań korygujących i zapobiegawczych, korekt harmonogramu, budżetu czy zasobów ludzkich. Całość pozwala na utwierdzenie się w przekonaniu, że napotykane trudności są możliwe do pokonania, a projekt zostanie doprowadzony do końca.

Proces monitorowania i kontroli umożliwia:

• Ocenę prac, które zostały już wykonane i tych, które dopiero zostaną wykonane,
• Porównanie rzeczywistych prac nad projektem z celami i wagami określonymi w harmonogramie, sprawdzenie czy osiągnięte zostały kamienie milowe,
• Rozpoznanie tych samych sytuacji w nowych perspektywach, które pozwolą na odkrycie nowego ryzyka towarzyszącego pracom zespołu projektowego i informacja o ich stanie,
• Dostarczenie informacji o pracach nad projektem, czyli nic innego jak raportowanie,
• Próba rozpoznania jak idą pracę nad naszym projektem, w jakim stopniu jesteśmy w stanie wykonać projekt określony w harmonogramie, zgodnie z budżetem i przewidywaną liczbą zasobów ludzkich,
• Monitorowanie implikowania zmian w razie występowania problemów w pracach projektowych.