Istota planowania

Zastanawialiście się dlaczego jedne projekty kończą się sukcesem, a inne porażką? Czym charakteryzują się projekty, z których zarówno kierownik projektu jak i zespół są zadowoleni i mogą powiedzieć że korzyści projektu zostały spełnione? Jak kierownik projektu zaczyna swoją działalność w projekcie?

Metoda prób i błędów nie jest zbyt dobrym pomysłem, aby ukierunkować nasz projekt. Żeby rozpoczęta działalność przyniosła sukces, musimy określić cele, stworzyć plan działania, opierając się na analizie otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego organizacji. Mimo tego, że plany rzadko sprawdzają się w stu procentach, ponieważ nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć, a otoczenie zewnętrzne może nam przeszkadzać w realizacji naszych zamierzeń i dobrze sformułowanych planów, to zdarzenia których nie zaplanujemy będą pozostawione czystemu przypadkowi. Ponadto, odwołując się do jednej z funkcji zarządzania jaką jest kontrola, zastanówmy się jak chcemy kontrolować przebieg projektu jeśli wcześniej nie zaplanujemy działań? Bez wcześniejszego ustalenia planu kontrola jest niemożliwa.

Członkowie zespołu projektowego dzięki planom wiedzą:

• co mają do zrobienia,
• co będzie potrzebne do realizacji wyznaczonych celów,
• w jaki sposób przygotować się do późniejszych działań.

Plany również udzielają odpowiedzi na pytanie czy to co chcemy osiągnąć w projekcie jest wogóle możliwe, biorąc pod uwagę czas, koszty, zakres, jakość, ryzyko i korzyści. Plan stanowi punkt odniesienia, względem którego możemy mierzyć postępy, sprawdzać efektywność wykonywanych działań. Jeżeli wybiegamy w przyszłość, możemy również przewidzieć szanse i zagrożenia, które mogą nastąpić i opracować alternatywne plany działania na wypadek ich wystąpienia. Jeżeli zaplanujemy potencjalne ryzyka możemy opracować tolerancje, w granicach których nadal możemy działać bez powiadamiania wyższego szczebla organizacji, ponieważ kierownictwo może być zbyt zajęte, aby angażować się w bieżące sprawy projektu i nieustanną kontrolę. Jednak sam plan nie wystarczy. Plany stale muszą być poddawane aktualizacji oraz weryfikacji, ponieważ nic w otoczeniu nie jest stałe i codzienne zdarzenia mogą mieć wpływ na zaplanowane wcześniej sytuacje. Warto również wziąć pod uwagę poziomy planowania, ponieważ każdy szczebel zarządzania jest w różnym stopniu zaangażowany w projekt.

• Warto upewnić się, że plany dotyczące działalności organizacji jako całości są zgodne z koncepcją projektu. W wypadku niedopasowania celów projektu do celów organizacji, zasadność projektu mija się z działalnością firmy -czyli projekt jest aktywnością zupełnie niepotrzebną i bez jego realizacji organizacja dałaby sobie radę.
• Powinniśmy ustalić plan całości projektu, aby mieć zarys kosztów, czasu oraz zakresu dla wszystkich działań projektowych.
• Całościowy plan projektu musimy podzielić na etapy, by jako kierownicy projektu mieć większą możliwość monitorowania postępów i odchyleń.
• Kiedy ustalimy plany etapów projektu, możemy zaplanować prace zespołów zadaniowych, aby dokładnie wiedziały z jakich działań będą rozliczane. Każdy z wcześniej wymienionych planów, czyli plan organizacji, plan projektu, plan etapu oraz plan zespołu, powinien być zgodny z pozostałymi planami, a informacje w nich zawarte spójne i po złączeniu tworzące zwięzłą całość.

Na zakończenie słowa gen. Dwighta Eisenhowera „Plany są niczym – planowanie jest wszystkim.”