Efektywne delegowanie zadań

Efektywne delegowanie zadań to coś czego powinna nauczyć się każda osoba zarządzająca zespołem lub mająca pod sobą grupę ludzi. To także umiejętność, którą powinien legitymować się dobry kierownik projektu. Bez względu na to jak świetni jesteśmy w wykonywaniu swoich obowiązków – nie uda się nam zrobić wszystkiego samodzielnie. Pracując na sukces wspólnie możemy stworzyć coś naprawdę niezwykłego. Delegowanie zadań nie jest umiejętnością, której można się nauczyć z podręczników. Najczęściej uczymy się jej przez doświadczenie. Uczymy się delegowania zadań oraz podejmowania decyzji – czy poradzimy sobie z konkretnym zdaniem samodzielnie czy też lepiej przekazać je osobie, która ma większe doświadczenie w danej dziedzinie? Samo delegowanie to z definicji forma przekazywania praw i upoważnień kierownika na podwładnych, które zazwyczaj jest zorientowane na wybrane zadanie. Dla jednych może być formą motywacji – ufamy swoim współpracownikom oraz przekazujemy im część odpowiedzialności za wykonanie zadania; dla innych – zrzuceniem odpowiedzialności i zadań, które zostały nam powierzone przez podwładnych.

Co zrobić, żeby delegowanie zadań stało się częścią naszej pracy?

Jak zaufać współpracownikom? Jak otworzyć się na tego typu współpracę? Nie jest to łatwe, gdy z każdego zadania jesteśmy rozliczani. Na początku warto odpowiedzieć na pytanie: dlaczego nie chcemy delegować zadań w swojej organizacji np. nowym współpracownikom?

Powodów najczęściej jest kilka, między innymi:

• zwykłe lenistwo – przekazanie informacji, przedstawienie instrukcji parametrów, odpowiedzi na pytania, a później kontrola tego co się dzieje z danym zadaniem – wydaje się, że to zbyt dużo i łatwiej będzie przejść dany proces samodzielnie, z wiedzą którą zdążyliśmy już zgromadzić
• złe postrzeganie – wyobrażamy sobie, że poprzez delegowanie zadań będziemy uznawani za osobę, która wysługuje się innymi
• jesteś najlepszy/a w tym co robisz – dlaczego przekazywać zadanie innym skoro sam zrobię to lepiej?

Z drugiej strony należy pamiętać o korzyściach, które przynosi delegowanie zadań:

• motywacja – przekazanie zadania osobie będącej naszym współpracownikiem lub członkiem prowadzonego przez nas zespołu mobilizuje do dalszej pracy;
• rozwój – delegowanie zdań pozwala rozwijać się nie tylko nam, ale także członkom naszego zespołu. W ten sposób możemy przekazywać wiedzę oraz utrwalać dobre wzorce panujące w przedsiębiorstwie;
• odpowiedzialność – powierzone zadania uczą odpowiedzialności – za swoją pracę i realizowany projekt;

Przykład: Agile, delegowanie zadań czy też współpraca między członkami zespołu projektowego podczas standup meeting. Jeżeli jedna osoba nie radzi sobie z powierzonymi zadaniami, inna bierze to na siebie. Każdy pomaga każdemu, jednocześnie kontrolując to co dzieje się z prowadzonym projektem.

Efektywne delegowanie czy przekazywanie zadań nie jest unikaniem powierzonych nam czynności i odpowiedzialności.

Kilka zasad, które pomogą skutecznie delegować zadania:

• Tłumacz – na specjalnie zaaranżowanym spotkaniu postaraj się wytłumaczyć na czym polega wykonanie konkretnego zadania. Jak tego dokonać? Jak bardzo Ci to pomoże? Czy też ile to dla Ciebie znaczy? Spotkanie nie musi mieć formy oficjalnej. Postaraj się przekazać wszystkie potrzebne informacje. Do kogo dana osoba powinna raportować wykonanie zadania? Czego dotyczy zadanie? Czy wykonane zadanie powinno otrzymać akceptację, czy nie jest to konieczne? Sprawdź zrozumienie powierzonego zadania. Pamiętaj! Im więcej pytań, tym więcej informacji zwrotnych.
• Ustal termin – określ deadline wykonania zadania.
• Pomagaj – delegowanie nie polega na zostawieniu członka zespołu z problemami piętrzącymi się wokół konkretnego zadania.
• Motywuj!
• Monitoruj powierzone zadanie.