Efektywna praca w zdalnym zespole projektowym

Jak prowadzić projekt zdalnie? W jaki sposób pracować w zespole projektowym, który prowadzą osoby pochodzące z różnych stron Polski, a czasem i świata?

I. Ustalenie daty spotkania. Każde spotkanie powinno być zarezerwowane w terminarzu w taki sposób, aby podczas jego trwania nic nam nie przeszkadzało, a członkowie zespołu projektowego mogli spokojnie przeanalizować wszystkie kwestie dotyczące projektu i usłyszeć opinię innych członków zespołu projektowego. Spotkanie powinno odbywać się w sposób ciągły, bez przerw. Szanujmy czas innych.

II. Przygotowanie do spotkania. Pozwoli to na ograniczenie sytuacji, w których marnujemy czas zarówno swój jak i pozostałych członków zespołu. Spotkanie powinno posiadać klarowne zasady i cele tak, by nie trwało w nieskończoność. Powinniśmy przygotować sobie listę pytań, które chcielibyśmy zadać na forum lub listę problemów, które nas trapią. Każde z rozwiązań możemy zobrazować poprzez różnego rodzaju grafiki, prezentacje czy inne formy przedstawienia naszych zagadnień online.

III. Delegowanie zadań. Podczas wirtualnego spotkania kierownik projektu powinien wyznaczyć zadania poszczególnym członkom zespołu. Każdy powinien wiedzieć co ma przygotować w trakcie wyznaczonego czasu.

IV. Własne notatki. Każdy uczestnik spotkania powinien robić notatki indywidualnie, zapisując najważniejsze dla siebie uwagi i informacje. Spotkania mają przynieść odpowiedzi na rodzące się pytania i ułatwić pracę członkom zespołu projektowego, a zadawanie pytań na pewno rozwieje wszelkie wątpliwości.

V. Korzystanie z technologii. Zasada numer jeden – włącz kamerkę! Jeżeli nie możemy się spotkać w cztery oczy, to sprawmy by spotkanie przed komputerem miało charakter jak najbardziej zbliżony do normalnego spotkania. Wykorzystajmy: MS Teams, Zoom, Skype’a, Facebook’a czy pocztę elektroniczną do prowadzenia rozmów zarówno audio-video jak i czysto tekstowych, bezpośrednich mających rozwiązać pilne tematy, niecierpiące zwłoki. Inną kwestią jest wykorzystanie technologii do tworzenia prac projektowych. Zwróćmy uwagę na Google Docs, w którym cały zespół może pracować na jednym pliku: uzupełniać go, weryfikować i współtworzyć. Jako rozszerzenie tej formy współpracy wykorzystajmy zbiorczy dysk znajdujący się w chmurze. Każdy z członków zespołu projektowego będzie miał dostęp do prowadzonych prac, wszelkich potrzebnych do tego plików, a jednocześnie nie będzie chaosu wynikającego z wymiany mailami pomiędzy członkami zespołu czy ciągłych próśb o konkretne pliki.

VI. Podziękowanie. Dobrą praktyką po zakończeniu spotkania jest wysłanie przez Kierownika Projektu zbiorczego maila do całego zespołu projektowego, zawierającego najważniejsze informacje m.in. o wyznaczonych zadaniach, czasie ich wykonania oraz z datą kolejnego spotkania. Tak, by każdy z członków zespołu mógł zaplanować swoją pracę.

Podsumowując:

• Używajmy kalendarza tak, aby następne spotkanie odbyło się z udziałem wszystkich członków zespołu projektowego;
• Bądźmy przygotowani!
• Delegujmy zadania i sporządzajmy notatki – pozwoli to na sprawne przeprowadzenie prac projektowych;
• Włączmy swoje kamerki i mikrofony. Dobrze jest się zobaczyć raz na jakiś czas nawet w sposób wirtualny;
• Wykorzystajmy nowe technologie, które pozwolą na łatwy dostęp do potrzebnych wszystkim plików i ograniczenie wysyłania maili zajmujących mnóstwo miejsca.

Tworząc projekt w sposób zdalny bardzo przydatna okaże się metodyka AgilePM. Pozwala nam ona na wykorzystanie standup meeting, o których wcześniej pisaliśmy na utrzymanie pracy w ryzach i ciągłe spotkania zespołu. Możemy wykorzystać także timeboxy, które pozwolą na wprowadzenie konkretnych okresów czasowych na wykonanie określonych zadań. Podczas spotkania każdy z członków zespołu projektowego będzie zgłaszał się do zadań, które jego zdaniem wykonuje najsprawniej. Pomagajmy sobie – to kolejna dewiza projektów zwinnych.

Praca w zdalnym zespole projektowym wymaga od nas wiele, ale otrzymujemy również więcej swobody niż podczas pracy w regularnym zespole projektowym. Jak wszystko ma to swoje plusy i minusy.