Cykl życia projektu –
PMBOK® Guide

PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge) – amerykański standard zarządzania projektami zakłada, że zarządzanie projektami przyjmuje charakter procesowy. PMBOK® Guide opisuje 49 procesów, które są podzielone na 5 grup:

• procesy inicjowania,
• procesy planowania,
• procesy realizacji,
• procesy monitorowania i kontroli,
• procesy zakończenia.

Opisują one wszystkie rekomendowane działania związane z zarządzaniem projektem.

W grupie procesów inicjowania zakres projektu jest zdefiniowany obszarem przebiegu projektu. Ponadto, procesy te gwarantują finansowanie projektu, zidentyfikowanie zewnętrznych i wewnętrznych interesariuszy projektu oraz wybór kierownika projektu. Wszystkie te informacje znajdują się w statucie projektu. Po zaakceptowaniu tego dokumentu projekt otrzymuje autoryzację. Jeżeli mamy do czynienia z dużymi projektami, które składają się z wielu etapów, to procesy inicjowania mają miejsce na początku każdego etapu. Należy wtedy sprawdzić czynniki mające wpływ na osiągnięcie sukcesu projektu oraz uzasadnienie biznesowe projektu w celu oceny, czy dany projekt należy kontynuować, przerwać czy przesunąć w czasie.

Grupa procesów planowania oraz grupa procesów wykonawczych mają za zadanie udzielić odpowiedzi na zasadnicze pytania: jak ma zostać zrealizowany wyznaczony cel projektu, kiedy, w jakiej sekwencji i przy jakich zasobach? W tej fazie projektu sporządzany jest plan zarządzania projektem. Dokument ten określa standardy pracy, proces śledzenia i weryfikacji, a także zakończenia projektu. Mamy tutaj do czynienia z procesami, które zostały uzgodnione przez cały zespół projektowy oraz z elementami wejścia i wyjścia, które zapewniają sprawną realizację projektu. Po weryfikacji plan ten może oczywiście ulec zmianie.

Procesy wykonawcze mają źródło w planie zarządzania projektem. Są odpowiedzialne za przydzielanie zasobów i koordynację pracy zespołu projektowego w trakcie trwania projektu oraz za wszystkie pozostałe zadania, zawarte w planie zarządzania. W trakcie wykonywania poszczególnych prac zbierane są informacje, które w przypadku wystąpienia odchyleń prowadzą do aktualizacji planów dotyczących trwania czynności projektowych, dostępnych zasobów i innego rodzaju ryzyka, które nie zostało wcześniej uwzględnione w planie zarządzania ryzykiem. Procesy wykonawcze pochłaniają największą część budżetu.

Przedostatnią grupą jest grupa procesów kontrolnych i monitorujących, których zadaniem jest kontrola rezultatów projektu, ustalenie ewentualnych odchyleń i przeciwdziałanie im. Mają tu miejsce dwa procesy:

• monitorowanie i kontrolowanie,
• przeprowadzenie zintegrowanej kontroli zmian.

Pierwszy z nich sprawdza, czy proces inicjowania, programowania, realizacji i zamykania jest zgodny z planem początkowym. Proces ten obejmuje cały projekt, od rozpoczęcia do zakończenia. Następuje tutaj pomiar, zbieranie, analiza i rozpowszechnienie danych dotyczących postępów projektowych oraz stopnia wykorzystywania zasobów. Na ich podstawie formułowane są dalsze prognozy dotyczące przyszłych rezultatów. Drugi z nich, czyli zintegrowana kontrola, ma za zadanie kontrolę niespodziewanych czynników, które zmuszają do wprowadzenia zmian. Należy tutaj zweryfikować uzasadnienie proponowanych zmian i podjąć decyzję o ich akceptacji bądź odmowie, co w konsekwencji – w przypadku akceptacji – będzie skutkowało wdrożeniem ich w życie. Jest to bardzo ważna grupa procesów, ponieważ rzadko się zdarza by projekt był realizowany bez zmian w całym cyklu życia projektu – zgodnie z planem początkowym.

Ostatnią grupą jest grupa procesów zamykających, które realizowane są na końcu każdego etapu projektu bądź po zakończeniu całego projektu. Zamknięcie projektu jest wynikiem zrealizowania wszystkich celów projektowych bądź utraty uzasadnienia biznesowego. Procesy te związane są z zakończeniem wszystkich poprzednich procesów. Produkt końcowy zostaje poddany kontroli, następuje również zdefiniowanie wytycznych dla formalnego zatwierdzenia i przekazanie go klientom.