Biuro Zarządzania Projektami
Project Management Office (w skrócie PMO), czyli BIURO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI to jednostka wspierająca zarządzanie projektami w organizacji, o szerokim oddziaływaniu na każdym poziomie przedsiębiorstwa. Można spotkać się także z innymi nazwami: biuro projektów, centrum zarządzania projektami czy biuro wsparcia projektów. W zależności od stopnia zintegrowania biura zarządzania projektami ze strukturą organizacji możemy wyróżnić 3 modele:
- PMO jako stacja meteo,
- PMO jako wieża kontroli lotów,
- PMO jako dowódca eskadry.
PMO jako stacja meteo
PMO jako stacja meteo w najmniejszym stopniu wpływa na projekty realizowane w organizacji. Tak jak stacja meteorologiczna dostarcza pilotom informacji o warunkach atmosferycznych (opady atmosferyczne, siła i kierunek wiatru) tak PMO dostarcza informacji o środowisku projektowym organizacji. Odpowiada zatem m.in. za gromadzenie i udostępnianie wiedzy projektowej oraz zawiera informacje o możliwych szkoleniach, narzędziach czy praktykach. Zbiera również dane dotyczące realizowanych projektów. Ogólnie rzecz biorąc PMO pełni funkcję doradczo-konsultacyjną, a managerowie projektów pozostają w bardzo dużym stopniu niezależni.
PMO jako wieża kontroli lotów
PMO jako wieża kontroli lotów jest podejściem o większym stopniu integracji z organizacją w porównaniu do stacji meteo. Kontrola lotów odpowiada za koordynacje i zachowanie bezpieczeństwa lotów. PMO w tym wypadku ma za zadanie wspieranie realizowanych projektów z punktu widzenia portfela organizacji. Odpowiada m.in. za ustalenie cyklu życia, definiuje i planuje procedury, gromadzi informacje i odpowiada za koordynację zasobów oraz określa ramy czasowe dla realizowanych projektów.
PMO jako dowódca eskadry
Ostatnie podejście to PMO jako dowódca eskadry, podejście o największym stopniu integracji z organizacją. W tym przypadku biuro zarządzania projektami kieruje i koordynuje wszystkie realizowane projekty organizacji. Odbywa się to poprzez przygotowanie metodyk i obowiązkowych standardów zarządzania projektami, monitorowanie wyników i zarządzanie zasobami w tym kierownikami projektów.
Biuro zarządzania projektami może występować na 3 poziomach w strukturze organizacji:
- Poziom strategiczny,
- Poziom taktyczny,
- Poziom operacyjny.
Podsumowanie
PMO może pełnić różnorodne funkcje w zależności o stopnia zintegrowania ze strukturą organizacji. Jednak bez względu na to, na jakim poziomie organizacji znajduje się PMO przynosi ono następujące korzyści:
- Optymalizacja portfela projektów organizacji,
- Sprawne zarządzanie zasobami organizacji,
- Cele strategiczne organizacji odzwierciedlone są w realizowanych projektach,
- Minimalizacja ryzyka,
- Większy stopień zaangażowania pracowników w realizację projektów,
- Łatwiejsza analiza opłacalności projektów,
- Przyjęcie obowiązujących standardów.