Komunikacja w zespole projektowym

Komunikacja w zespole projektowym to klucz do sukcesu projektu

Ciężko nie zgodzić się z tą tezą. Skuteczne porozumiewanie się w zespole projektowym przynosi co najmniej dobre skutki, a co więcej sprzyja pozytywnej atmosferze w zespole, który wie czego chce oraz czego wymaga się od niego jako zespołu. Rozpoczynając od pierwszego spotkania inicjującego projekt, czyli „kick-off meeting”, w którym zespół projektowy rozpoczyna realizację projektu i poznaje się nawzajem. Podczas takiego spotkania członkowie zespołu projektowego powinni zostać sobie przedstawieni, by mogli wiedzieć z kim pracują mimo często wykonywanej pracy na odległość. Pozwala także na wstępny podział ról i obowiązków. Dobrym sposobem by uzyskać kontakty do zespołu jest napisanie zbiorczej wiadomości mailowej, w której wypisani będą po kolei członkowie zespołu, ich adresy mailowe oraz stanowiska zajmowane w trakcie projektu. Podczas samej pracy nad projektem najważniejsze jest jasne i klarowne przekazywanie informacji, słuchanie i uprzedzanie o wszelkich trudnościach.

Przykład: przedsiębiorstwo transportowe

Spójrzmy na przedsiębiorstwo transportowe, a mianowicie na kontakt na linii spedytor – kierowca. Kierowca będąc w trasie informuje spedytora o przebytej drodze, załadunku, rozładunku i wszelkich problemach czy sukcesach w ustalonej wcześniej formie, którą są najczęściej wiadomości tekstowe. Dzięki temu spedytor wie co dzieje się z kierowcą, a wiadomość o położeniu, załadunku lub rozładunku powoduje możliwość zaplanowania dalszej trasy bez utraty cennego czasu. Forma wiadomości tekstowej pozwala od razu na nieoficjalną dokumentację pracownika. W perspektywie zespołu projektowego jest to świetny przykład przekazywania informacji.

• Wiadomości są krótkie, zwięzłe i na temat
• Przekazywane w ustalonej wcześniej formie pozwalają na szybkie rozwiązywanie problemów i monitorowanie prac nad projektem
• Wybór formy mailowej pozwala na udokumentowanie wszelkich działań i czynności projektowych
• Komunikaty przekazywane w klarowny sposób z ewentualnym konstruktywnym komentarzem pozwalają na skuteczne działania
• Ustalone zasady informowania dają poczucie jasności i przejrzystości relacji

Dobra atmosfera to podstawa dobrej komunikacji

Dobrym sposobem na zawiązanie więzi w zespole są sporty drużynowe czy inne wspólne ćwiczenia (jeżeli członkowie zespołu wyrażą takową chęć). Pozwalają one na poznanie się wzajemne i zdobycie zaufania. Cele stawiane zespołowi, wcześniej uzgodnione z decydentami, powinny być na bieżąco monitorowane, a zespół nie tylko ganiony za niedociągnięcia, ale także chwalony. Okresowe spotkania z przedstawicielem kadry zarządzającej, która wyraża aprobatę dla prowadzonego projektu czy system nagród dla zespołu (np. wyjście na kręgle), to doskonałe formy motywacji za osiągnięcie kamienia milowego w dużym projekcie. Zapewnienie sprawnej i sympatycznej komunikacji w zespole projektowym zwieńczone zostanie nie tylko sukcesem projektu, ale zaowocuje także miłą atmosferą pracy.