Czy realizacja Twojego projektu ma sens?

Czy realizacja Twojego projektu ma sens?

Wydawać by się mogło, że wpadając na genialny pomysł nie musimy weryfikować jego sensu – bo przecież pomysł jest tak odkrywczy, że co do jego wykonalności nie powinno być najmniejszych wątpliwości. Niestety, bywa tak, że wiele działań i projektów których się podejmujemy nie jest uzasadniona, a po analizie okazuje się, że ich realizacja nie ma sensu. Brak uzasadnienia znajdziemy również w naszym codziennym życiu. Zastanówmy się ile razy robiliśmy coś, co nie niesie ze sobą żadnej wartości? Zadajmy sobie następujące pytania: Dlaczego? Po co realizujemy projekt? Jakie rozwiązania możemy zastosować w trakcie realizacji? Jakich korzyści się spodziewamy?

Jak uzasadnić projekt?

Uzasadnienie projektu (zgodnie z metodyką PRINCE2 nazywane Uzasadnieniem Biznesowym) jest najważniejszym dokumentem projektu. Tworzone jest jeszcze przed rozpoczęciem projektu, by ukazać główny powód podjęcia projektu. W trakcie projektu jest ono aktualizowane i sprawdzane – czy projekt w dalszym ciągu jest zasadny? W momencie, gdy podczas weryfikacji Uzasadnienia okaże się, że dalsza kontynuacja jest nieopłacalna, Uzasadnienie stanowi podstawę do podjęcia decyzji o przedwczesnym zamknięciu projektu. I w końcu, w czasie oceny korzyści wynikających z projektu, możemy zweryfikować czy założenia zawarte w Uzasadnieniu zostały spełnione. Teraz nasuwa się pytanie jak Uzasadnienie w ogóle wygląda, czy może to być jedno zdanie czy ma stanowić nieco obszerniejszy dokument?

Elementy Uzasadnienia Biznesowego wg. PRINCE2:

• Podsumowanie (kilka zdań, krótkie streszczenie zawierające najważniejsze elementy Uzasadnienia Biznesowego, które ukazują dlaczego realizujemy projekt i jaka jest idea realizacji; po przeczytaniu Podsumowania Zarząd firmy powinien stwierdzić czy należy angażować się w projekt);
• Powody podjęcia projektu (odpowiedź na pytanie dlaczego realizowany jest projekt; jak projekt odnosi się do celów strategicznych organizacji przez co będziemy mogli stwierdzić czy jest zgodny ze strategią firmy);
• Możliwe rozwiązania biznesowe – PRINCE2 mówi aby przeanalizować trzy podstawowe opcje:
  • nie robić nic – zostaje podjęta decyzja, że projekt nie zostaje uruchomiony,
  • ograniczyć się do minimum – robimy tyle, aby zaspokoić podstawowe potrzeby i nie wychodzimy ponad minimalny zakres projektu,
  • zrobić coś ponad minimum – realizujemy projekt w zaplanowanym zakresie.
• Oczekiwane korzyści – w przygotowaniu uzasadnienia ważne jest przedstawienie korzyści wynikających z podjęcia projektu. Istotne jest aby były one przedstawione w kategoriach mierzalnych. Przykładowe korzyści to: wzrost przychodów o 10% +/- 2%, zwiększenie liczby klientów o 8% (+1%-2%). Korzyści mogą mieć charakter jakościowy oraz ilościowy.
• Przewidywane niepożądane skutki – analiza, zidentyfikowanie i określenie rezultatów projektu postrzeganych jako niekorzystne przez interesariuszy. Przy czym niepożądany skutek nie jest ryzykiem. Niepożądanym skutkiem może być np. zaniedbanie bieżącej działalności operacyjnej przez zbytnie skupienie się na realizacji działań projektowych.
• Terminy – można określić kamienie milowe projektu wraz z terminem zakończenia projektu oraz terminem realizacji korzyści.
• Koszty – szacowane koszty przewidziane na realizację zakresu projektu;
• Ocena inwestycji – kluczowy element uzasadnienia. Do tego typu analizy inwestycyjnej wykorzystywane są wskaźniki zarówno ilościowe jak i jakościowe. Szczególnie ważne są wskaźniki ilościowe, dzięki którym możemy określić korzyści finansowe projektu. Zaliczamy do nich m.in:
  • ROI (Return on Investment – zwrot z inwestycji)
  • NPV (Net Present Value – wartość bieżąca netto)
  • IRR (Internal Rate of Return – wewnętrzna stopa zwrotu)
  • PP (Payback Period – okres zwrotu).
• Główne ryzyka – jako, że ryzyko jest nieodłącznym elementem każdego projektu, ważne jest aby przeanalizować szanse i zagrożenia związane z danym przedsięwzięciem.

Uzasadnienie Biznesowe to dość obszerny dokument, dzięki któremu w sposób klarowny można stwierdzić czy realizacja projektu jest uzasadniona i korzystna.