Jak metodyka może pomóc w zarządzaniu projektem?

Dlaczego warto używać metodyki?

Wiele osób niezwiązanych bezpośrednio z zarządzaniem projektami, mówi: Do czego potrzebna jest ta dziedzina wiedzy i dlaczego wzbudza takie zainteresowanie? Nie zajmuję się projektami, więc nie muszę nic wiedzieć na ten temat.

Jest to błędne myślenie, ponieważ projekty są wszędzie. Zaczynając od prostych kwestii życia codziennego – każdy dzień jest mini projektem. Zarządzanie projektami dotyczy dosłownie każdej dziedziny życia i wiedzy. Projekty marketingowe, finansowe, społeczne, informatyczne, etc. Zorganizowanie wyjazdu w góry, realizacja pracy semestralnej na studiach czy organizacja ślubu – wszystkie te zadania to projekty.

Co zrobić, żeby realizować je skutecznie? Najłatwiej wytłumaczyć to na przykładzie analogii. Wyobraźmy sobie, że mamy do przygotowania ciasto, ale nie posiadamy odpowiedniego przepisu. Jakie są szanse, że wyjdzie ono takie, jak sobie wyobrażamy? Raczej niewielkie. Możemy zapomnieć o istotnym składniku, wybrać zbyt wysoką temperaturę pieczenia lub połączyć ze sobą nieodpowiednie składniki. W tej sytuacji uczymy się na własnych błędach – następnym razem zaczniemy od wybrania przepisu. Jeżeli przepis istnieje, znamy listę składników i instrukcję przygotowania ciasta, to dlaczego mielibyśmy z tego nie skorzystać?

Podobnie jest z projektami – metodyki są przepisem, dzięki któremu możemy uzyskać zadowalający efekt końcowy. Zarządzanie projektami ułatwia nie tylko pracę zawodową, ale pomaga skuteczniej osiągać wyznaczone cele także w innych dziedzinach życia. Formuła, od której można zacząć przygodę z zarządzaniem projektami, to tzw. cykl Deminga – PDCA (Plan, Do, Check, Act), zaczerpnięty z zasady ciągłego doskonalenia Kaizen. Zaplanuj, wykonaj to co zaplanowałeś, sprawdź czy działa i jeżeli działa – uznaj to za normę, stosuj i monitoruj postępy.