Utrzymanie listy zadań pod kontrolą – część 1
cykl: Sztuka zarządzania własnymi zadaniami
Lista zadań jest świetnym narzędziem do organizacji pracy, ale może szybko wymknąć się spod kontroli, jeśli nie będzie odpowiednio zarządzana.
Nieuporządkowana lista może prowadzić do frustracji, poczucia przytłoczenia, a w rezultacie – do obniżenia efektywności. Dlatego warto wdrożyć rutynowe działania mające na celu utrzymanie listy zadań w ryzach i dbałość o jej przejrzystość.
Dlaczego zarządzanie listą zadań jest kluczowe?
Jeśli nie będziemy regularnie przeglądać i aktualizować listy zadań, zacznie ona się rozrastać do niekontrolowanych rozmiarów. W takiej sytuacji nawet najprostsze zadania mogą się „zagubić” w natłoku nieistotnych notatek. Może to prowadzić do zaniechania ważnych działań i poczucia braku kontroli nad własnym czasem. Dlatego konieczne jest przyjęcie skutecznych nawyków zarządzania listą zadań
Rutyna poranna – przegląd i planowanie dnia
Pierwsza rutyna to poranna analiza listy zadań, która pozwala na skuteczne rozpoczęcie dnia pracy. Każdego ranka, zanim rozpoczniesz jakiekolwiek działania, przeglądasz wszystkie swoje skrzynki mailowe oraz foldery INBOX w systemie zarządzania zadaniami. Celem jest przekształcenie wszystkich nowych informacji w zadania do wykonania albo zrezygnowanie z tych, które nie mają znaczenia.
- Zastosowanie zasady dwóch minut: Jeśli zadanie z e-maila zajmie mniej niż dwie minuty, wykonaj je od razu. Jeśli trwa dłużej – stwórz z niego nowe zadanie w swoim systemie zarządzania.
- Przegląd kalendarza i planowanie dnia: Zanim rozpoczniesz pracę, przejrzyj swój kalendarz, aby zobaczyć, jakie wydarzenia lub spotkania są zaplanowane na dzisiaj. Na podstawie tych informacji wybierz zadania, które zamierzasz zrealizować tego dnia.
- Ogranicz liczbę zadań na dzień: Nie planuj zbyt wielu zadań, aby uniknąć uczucia przytłoczenia. Gdy nie uda Ci się wykonać większości zaplanowanych zadań, może to być demotywujące.
- Ustal kolejność zadań: Istnieją dwa podejścia do ustalania kolejności zadań:
- Opcja 1: Rozpocznij od drobnych zadań: Szybkie osiągnięcie postępów motywuje do dalszej pracy. Kiedy zobaczysz kilka zadań już zrealizowanych na początku dnia, poczujesz motywację do działania i łatwiej będzie Ci przejść do trudniejszych zadań.
- Opcja 2: Rozpocznij od trudnych zadań: Zacznij dzień od największych wyzwań. Dzięki temu, po wykonaniu trudniejszych zadań, będziesz mógł skupić się na mniejszych zadaniach bez obciążenia psychicznego.
Ja preferuję pierwsze podejście, gdyż szybkie osiągnięcia na samym początku dnia dodają mi energii do dalszej pracy.
Opisaliśmy pierwszą ważną rutynę w zarządzaniu zadaniami. Druga, równie istotna, w kolejnym wpisie na blogu 🙂
Zapraszamy do lektury następnych wpisów!