Przewiduj!

Załóżmy pewien hipotetyczny przebieg wydarzeń: dzień przed rozpoczęciem pracy nad projektem spotykamy się z jego kierownikiem, który informuje, że „projekt nie wypali”. Co można pomyśleć w takiej sytuacji? Jakie jest pierwsze wrażenie? Z całą pewnością może to być stwierdzenie – „Przecież nawet go nie zaczęliśmy”.

Jednak sytuacja opisana powyżej może stać się idealnym punktem wyjścia dla psychologicznej metody opracowanej przez Gary’rego Kleina pod nazwą „premortem”, co dosłownie oznacza „przed śmiercią”. Chodzi o postawienie się w abstrakcyjnej sytuacji porażki – projekt się nie udał, firma znajduje się w fatalnej kondycji – która pozwala pracować nad wybranym zagadnieniem wstecz, analizując co rzeczywiście może pójść nie tak.

Jakich metod możemy użyć, by przewidzieć niektóre ryzyka? Zorganizować burzę mózgów lub wykorzystać lessons learned członków zespołu, którzy biorą udział w pracach. Przeanalizować najgorsze scenariusze przed rozpoczęciem projektu i spróbować je wyeliminować. Warto też przemyśleć różnego rodzaju zachowania, wydarzenia, wypadki które mogą utrudnić nam wykonanie konkretnych działań. Przykład: wychodząc z domu sprawdzamy prognozę pogody, analizując jednocześnie sytuację za oknem – często dobieramy strój zgodny z aurą konkretnego dnia. Podobne sytuacje nie mają na celu bezpośredniego ułatwienia jakiegoś zadania, pozwalają jednak przygotować się na ewentualne trudności. Dzięki takim działaniom, nie wystąpi efekt zaskoczenia wydarzeniem, ponieważ z dużym prawdopodobieństwem będziemy świadomi możliwości jego wystąpienia.

Patrząc z perspektywy projektowej – warto inwestować w zarządzanie ryzykiem przed rozpoczęciem projektu. Techniki, które wspomogą te działania, to:

• analiza SWOT,
• analiza PEST,
• metoda delficka,
• burza mózgów,
• analiza koszty – korzyści,
• wywiady indywidualne,
• kwestionariusze,
• obserwacja horyzontu zdarzeń,
• rejestr ryzyka.