Trójkąt ograniczeń w zarządzaniu projektami

Każdy projekt jest ograniczony przez 3 parametry, tj. czas, budżet oraz zakres. Jest to tzw. trójkąt ograniczeń projektowych zwany również żelaznym trójkątem lub potrójnym ograniczeniem. Jego bardzo ważną cechą jest współzależność wymienionych wcześniej elementów, co oznacza, że zmiana dowolnego z parametrów wpłynie na pozostałe. I tak przykładowo obniżenie kosztów, poprzez zatrudnienie mniej doświadczonych pracowników, może spowodować wydłużenie czasu trwania projektu. Zmiana zakresu projektu na pewno odbije się na jego koszcie oraz – co bardzo prawdopodobne – na czasie jego trwania.

Zadaniem kierownika projektu jest utrzymanie tego trójkąta w równowadze.

Aby utrzymać projekt w równowadze, należy wiedzieć, który z tych parametrów jest najważniejszy.

Przykład – Stadion Narodowy

Projekt budowy Stadionu Narodowego: sztywnym parametrem był tutaj czas, ponieważ arena rozgrywek piłkarskich EURO 2012 musiała zostać otwarta przed rozpoczęciem mistrzostw Europy. Jeśli spojrzymy na zakres, to możemy mówić o pewnej elastyczności dotyczącej elementów wykończenia, jednak musimy pamiętać, że są twarde wymagania narzucone przez UEFA. Jedynym parametrem, który mógł zostać zmieniony, był koszt. Budowa Stadionu Narodowego pochłonęła znacznie więcej środków finansowych niż przewidywano.

Trójkąt projektu a sposób zarządzania

Decyzja o tym, który z parametrów trójkąta jest stały wpływa na sposób zarządzania projektem. Jest też podstawą do późniejszej oceny czy projekt odniósł sukces. Całe zarządzanie projektem powinno być dopasowane do osiągnięcia tego kluczowego parametru.

Sztywno ustalony zakres

Jeśli produkt projektu jest dokładnie i precyzyjnie zdefiniowany, zarządzanie skupia się na dostarczeniu produktu odpowiedniej jakości, a w razie niezaplanowanych zdarzeń kierownik może:

• Wydłużyć czas trwania projektu, aby zrealizować zakres
• Zwiększyć budżet, gdy trzeba będzie niektóre prace powtórzyć
• Podejmować decyzje co do osób realizujących projekt i ich wykorzystania w projekcie
• Zmieniać kolejność prac, tak aby zakres produktu nie był zagrożony.

Sztywno ustalony czas

Dla wielu projektów czas jest najważniejszym parametrem. W takim przypadku należy przygotować się na to, że w razie wystąpienia poważniejszych zagadnień, niezbędne będzie zwiększenie budżetu lub rezygnacja z części zakresu.

Sztywno ustalony budżet

Okazuje się, że wbrew obiegowym opiniom, to budżet najrzadziej występuje jako najważniejszy parametr. Projekty realizowane są, by dostarczać cele biznesowe istotne dla organizacji, która je powołuje. Stąd, nawet jeśli narzucone są ograniczenia budżetowe, i tak najważniejszym celem (nieuwzględnionym w trójkącie projektu) jest zaspokojenie potrzeby biznesowej.

Sztywno ustalony czas i budżet

W zwinnym podejściu (np. AgilePM) do zarządzania projektem „usztywnia się” aż dwa parametry: czas i koszt. Oznacza to, że jedynym elementem trójkąta, który można zmieniać (w razie materializacji ryzyk) jest zakres. Niezależnie od trójkąta ograniczeń, sukces projektu jest oceniany (a przynajmniej powinien być) poprzez mierzenie zaspokojenia potrzeby biznesowej. Całe zarządzanie projektem skupia się na dostarczaniu najpierw tego, co jest najważniejsze w odniesieniu do miary jaką jest wartość biznesowa.