Co to jest zarządzanie projektem?

Działania niezbędne do wykonania podczas realizacji projektu możemy podzielić na dwie grupy: zarządzanie projektem i wytwarzanie. Jedno i drugie jest potrzebne, by osiągnąć założone cele projektu!

Jeśli założymy, że produktem projektu ma być film zawierający wywiady z pracownikami, promujący organizację w mediach społecznościowych, to przeprowadzenie wywiadu będzie częścią wytwarzania filmu. Podobnie jak jego późniejsza obróbka i montaż. Do wytwarzania zaliczymy również ustawianie świateł, aranżację pomieszczeń – a nawet pudrowanie nosów, by się nie świeciły.

Czym w takim razie jest zarządzanie projektem?

By przygotować film zgodnie z koncepcją będzie nam potrzebna lista zdań. Ale lista z ustaloną ich kolejnością, oszacowanym czasem i kosztami realizacji – czyli zaplanowanym projektem. W przypadku wywiadów należy określić ich zakres, przygotować pytania, wytypować pracowników, przygotować pomieszczenia, przeprowadzić wywiady – aż do końcowego montażu.

Zaplanowane działania należy rozdzielić między wykonawców (delegować), uzgadniając sposób ich wykonania oraz kryteria oceny – tylko wtedy będziemy wiedzieć czy zadanie zostało wykonane zgodnie z oczekiwaniami. Przykładowym kryterium oceny wywiadu może być:

• wymagana jakość obrazu i dźwięku,
• odpowiednia jego długość,
• wrażenie, jakie robi na odbiorcach itp.

Jeśli do nagrania wywiadu zatrudnimy zewnętrzną firmę, to trzeba uzgodnić zasady współpracy i podpisać umowę czy zlecenie.

W czasie trwania projektu należy monitorować jego przebieg, czyli na bieżąco weryfikować, które zadania są już wykonane, a które jeszcze nie. Jeśli na naszej drodze pojawiają się problemy – np. zachorował pracownik, z którym miał być przeprowadzany wywiad – należy podjąć odpowiednie działanie. Możemy przesunąć termin nagrania albo wybrać innego pracownika. I to już jest element sterowania. Sterowaniem nazywamy podejmowanie działań (czasami nazywanych też działaniami korygującymi), które mimo pojawiających się zdarzeń umożliwią doprowadzenie projektu do zaplanowanego końca.

Tak więc zarządzanie projektem to:

• planowanie,
• delegowanie,
• monitorowanie
• i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu, by osiągnąć jego cele 🙂