Do czego jest potrzebne zarządzanie projektami?

Wyobraźmy sobie, że dostaliśmy od naszego przełożonego zadanie: zorganizować w firmie obchody 50-lecia naszej organizacji. Uroczystość ma zawierać przemówienie dyrektora, rozmowy z emerytowanymi pracownikami, którzy przyczynili się do sukcesu organizacji oraz część bankietową i rozrywkową.

Ma być trochę podniośle, trochę radośnie, pozytywnie i motywująco. Jak więc zabrać się za tak skomplikowane przedsięwzięcie (projekt)? Od czego powinniśmy zacząć? Z kim porozmawiać i o czym? Do czego jest tu przydatne zarządzanie projektami?

Powinniśmy znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

• Kogo wziąć do pomocy?
• Co zawrzeć w umowach?
• Jak przygotować się na ewentualne zagrożenia i niespodzianki?
• Jak podzielić się pracą?
• Które decyzje możemy podjąć sami, a które należałoby skonsultować?
• Co zrobić, gdy zmienią się potrzeby klienta lub warunki zewnętrzne?
• Po czym poznać, że jesteśmy na dobrej drodze do celu?
• Co zrobić, jeśli nie do końca wiemy, co powinno powstać?
• Jakich narzędzi użyć do planowania i pomiaru?
• Po czym poznać, że to co zostało zrobione jest tym czego klient potrzebuje?
• Jak to wszystko ogarnąć, aby zdążyć na czas, dobrze wydać pieniądze i dostarczyć właściwy produkt? Jak rozmawiać z decydentami?

Na te wszystkie pytania odpowiadają metodyki zarządzania projektami. Znajdziemy w nich informacje o dokumentach, które warto stworzyć i ich przykładowej zawartości. Znajdziemy też listę zadań do wykonania przed rozpoczęciem projektu, w jego trakcie oraz na jego zakończeniu. Metodyka sugeruje też sposoby na obsługę pojawiających się nowych, niezaplanowanych zdarzeń (zagadnień), planowaniem reakcji na zagrożenia lub szanse (ryzyka) i sposoby sprawdzania jakości produktu. Metodyka pomaga podejść w zorganizowany sposób do prowadzenia skomplikowanego przedsięwzięcia charakteryzującego się wieloma powiązanymi aspektami.

Dwie główne metodyki opisujące zarządzanie projektami to PRINCE2 oraz AgilePM.

Przeczytaj co mówią o tych metodykach ich właściciele: PRINCE2, AgilePM.